قيد الاقفال السنوي من خلال برامج انفوسوفت المتنوعة مبسط وميسر ويختصر للمحاسب الوقت والجهد وبخطوة واحدة يتم من خلالها عمل الإقفالات السنوية اللازمة، ولكن قبل البدء بشرح قيد الاقفال نذكر ببعض الاعدادات اللازمة إذا كان هذا هو الاقفال الأول حيث يلزم عمل بعض الاعدادات وبعض الإجراءات الفنية التي نذكر بها المسؤول عن الإقفالات..
في البداية / ما الذي يتم اقفاله
شجرة الدليل المحاسبي تحوي على نوعين من الحسابات فيها وهي كالتالي:
1- حسابات الميزانية وهذه هي الحسابات التابعة للحسابين الرئيسيين (الأصول – الخصوم) وتسمى المركز المالي
2- حسابات النتيجة وهي الحسابات التابعة للحسابات الرئيسية (التكاليف – الإيرادات – المصاريف) وهي حسابات قائمة الدخل، وباختصار فان الحسابات التي تقفل نهاية العام هي حسابات النتيجة فقط، بمعنى انه يتم اقفال كل الحسابات التابعة للتكاليف والايرادات والمصاريف والفارق بينها ينتج ربح أو خسارة بينما أرصدة حسابات الأصول والخصوم لا تقفل وهي التي يتم نقلها للعام التالي كأرصدة افتتاحية…
الحسابات الختامية
نعطي هنا لمحة مبسطة لتقارير الحسابات الختامية وهي كالتالي:
حساب المتاجرة
وهذا الحساب يحتوي على ارصدة كل الحسابات المرتبطة بالبيع والشراء ومن خلاله يتضح مجمل الربح أو الخسارة لنشاط المؤسسة وذلك قبل خصم المصاريف أو الإيرادات الأخرى الغير مرتبطة بالنشاط مباشرة وينتقل نتيجة هذا الحساب لحساب الأرباح والخسائر..
حساب الأرباح والخسائر
وهذا الحساب يتضمن نتيجة حساب المتاجرة مع بقية حساب المصاريف والايرادات وينتج عن هذا الحساب صافي الربح أو الخسارة للمؤسسة ورصيد هذا الحساب يظهر في الميزانية العمومية للمؤسسة.
قائمة الدخل
وهي تحتوي على جميع حسابات المتاجرة والارباح والخسائر معا في قائمة واحدة
الميزانية العمومية
في الميزانية العمومية يوضح المركز المالي للمؤسسة حيث تحتوي الميزانية على الأرصدة باخر يوم في السنة المالية لجميع الحسابات للأصول الثابتة والمتداولة وأي ارصدة مدينة أخرى وما يقابلها في الخصوم من حقوق الملكية ورأس المال والتزامات الشركة وأي ارصدة دائنة أخرى..
وقبل بدء الإقفالات
عزيزي مستخدم برامج انفوسوفت المحاسبية نذكر بعدة نقاط يلزم عملها قبل عمل قيد الاقفال ونلخصها في الاتي:
1- التأكد من اتزان ميزان المراجعة
حيث ان ميزان المراجعة يحوي ارصدة كل حسابات الشركة المدينة والدائنة ويلزم ان تكون اجمالي الأرصدة المدينة مساوية للدائنة وإذا حصل وكان هناك خلل بالميزان فهذا يرجع الى ان الأرصدة الافتتاحية تم التعديل عليها أو انها نقلت غير متزنة من العام الماضي ويلزم على المحاسب مراجعة الخلل وتصحيحه..
2- اثبات مخزون اول المدة
لمن يعمل بطريقة الجرد الدوري فانه من المفترض بأول يوم في السنة المالية قد تم عمل قيد اثبات مخزون أول المدة وأحيانا ينسى المحاسب عمل هذا القيد ولذا يجب التأكد من عمل هذا القيد ويتم كالتالي:
**** من حـ / مخزون أول المدة
**** الى حـ / قيمة المخزون
3- التأكد من ترحيل كافة الحركات
قبل البدء بالأقفال يلزم التأكد من ترحيل جميع العمليات المالية والمخزنية للعام المالي حيث ان بقاء ولو حركة واحدة غير مرحلة فان نتيجة الاقفال لن تكون دقيقة ويمكنك التأكد من خلال تقريرين هما تقرير مراجعة الحركات من نظام الحسابات وتقرير حركة المخازن من نظام المخازن باختيار الحركات الغير مرحلة.
4- التأكد من تصنيف الحسابات
كما هو معلوم فان الحسابات التي سيتم اقفالها بالقيد الالي يجب أن يكون طبيعة الحساب الختامي لها اما متاجرة أو أرباح وخسائر بينما حسابات المركز المالي هي التي لا تقفل وتنقل للسنة التالية وعليه لو وجد حساب مصروف مثلا وبالخطأ تم تصنيفه مركز مالي فهذا الحساب لن يقفل..
5- التأكد من تعريف حسابات المخازن
عند فتح مخزن فان من المفترض تعريف حسابات قيمة المخزون ومخزون اخر المدة في كرت تعريف المخزن الا انه أحيانا يغفل عن هذا الاجراء او لا يكتمل التعريف وبهذا لا يمكن عمل القيد الالي لإثبات مخزون اخر المدة وعليه يلزم التأكد قبل البدء بالاقفالات.
6- التأكد من وجود حساب للأرباح والخسائر
حساب الأرباح والخسائر يجب أن يكون معرف من سابق الا إذا كان هذا هو الاقفال الأول للسنة فيجب انشاء حساب للأرباح والخسائر ضمن الخصوم في تبويب حقوق الملكية من اجل اقفال حسابات قائمة الدخل فيه ويجب ان يكون طبيعة الحساب ضمن الحسابات الختامية مركز مالي..
7- لا تنسى قيود الاهلاك والمخصصات المتنوعة
يلزم على المحاسب قبل الاقفال اعداد وعمل قيود الاهلاك للأصول الثابتة وتكوين المخصصات النظامية وبحسب طبيعة المؤسسة كمخصص هبوط أسعار المخزون ومخصص الديون المشكوك فيها والاحتياطي القانوني ومخصص نهاية الخدمة والاجازات …الخ
8- قبل البدء – بناء الأرصدة
وأخيرا وقبل البدء بالاقفالات وبعد الانتهاء من الخطوات السابقة قم بعمل بناء ارصدة للمخازن والمبيعات والمشتريات والعملاء والموردين واختمها ببناء ارصدة الحسابات وذلك من اجل إعادة بناء المبالغ للحركات المختلة ان وجدت وبعد الترحيل..
أما قيد الاقفال الآلي فهو كالتالي:
من الحسابات ثم اختيار الحركات ثم اختيار قيود الاقفال
أولا: البدء بقيد اثبات المخزون (فقط لنظام الجرد الدوري اما إذا كان النظام جرد مستمر فلا يتم قيد)
التأشير على خيار تكوين قيد اثبات قيمة المخزون ثم الضغط على التنفيذ علامة الصح ستظهر رسالة تم اثبات المخزون بنجاح – بعدها قم بترحيل القيد من الحسابات، وهذه الخطوة تتم بعد اثبات جرد المخازن وعمل التسويات الناتجة عن العجز أو الزيادة ان وجدت…
ثانيا: قيد المتاجرة والارباح والخسائر
من نفس الشاشة أعلاه ادخل حساب الأرباح والخسائر في مربع حساب الاقفال واختيار المتاجرة ومن ثم التنفيذ بالضغط على علامة الصح وستظهر رسالة بتكوين القيد بنجاح وبعدها قم بترحيل القيد من الحسابات..
ثم كرر نفس العملية لقيد المتاجرة ولكن باختيار الأرباح والخسائر وستظهر رسالة بتكوين القيد بنجاح ثم قم بترحيل القيد من الحسابات..
ولضمان عدم التعديل أو العمل على هذه السنة التي تم اقفالها يمكن ذلك كالتالي:
من شاشة اعداد وتهيئة اختيار أدوات ومعالجات ثم إجراءات الاقفال وستظهر الشاشة الاتية ومنها يتم إيقاف التعديل والعمل على هذه السنة..
ونكون بهذا أكملنا واتممنا اقفالات السنة المالية وندخل للسنة التالية لنقل الأرصدة الختامية بعد الاقفال لتكون هي الأرصدة الافتتاحية للعام التالي وتأكد أنها متزنة (المدين يساوي الدائن) للتأكد من سلامة عمل الإقفالات..
وبالتوفيق للجميع
قسم الحسابات – انفوسوفت
فايز سيلان
2020
